De controle terugpakken over je bedrijf: 5 essentiële stappen

Je bent ondernemer geworden omdat je vrijheid wilt, maar is dat ook gelukt? Veel ondernemers hebben het te druk om überhaupt over die vraag na te denken. Ze zijn alleen maar bezig met uitvoerende taken en werken daardoor enkel IN hun bedrijf, in plaats van AAN hun bedrijf. En dat laatste is nu juist zo belangrijk als je ondernemer bent.

Heb jij soms het gevoel dat je de koers van je bedrijf niet langer zelf bepaalt? In dit blog ontdek je in 5 eenvoudige stappen hoe je de controle over je bedrijf terugpakt en weer plezier krijgt in het ondernemerschap.

1. Breng in kaart wat er op dit moment misgaat

De eerste stap om meer controle te krijgen over je bedrijf, is door in kaart te brengen wat er misgaat. Door de oorzaak aan te wijzen, kun je ook de oplossing betalen. Voor elke ondernemer zijn er weer andere redenen waarom ze zich niet langer de kapitein van het schip voelen, bijvoorbeeld:

• Er ligt zo’n grote stapel werk dat je elke week moet overwerken
• Je werkt hard, maar de omzet valt tegen
• Je bent ondernemer, maar je voelt je vooral een werknemer in je eigen bedrijf

Definieer zo concreet mogelijk wat er op dit moment niet goed gaat en waarom je dat gevoel van controle mist. Beschrijf ook voor jezelf wat je verstaat onder de term ‘controle’. Sommige ondernemers denken bij controle vooral aan een goede balans tussen werk en privé. Anderen aan een positieve cashflow en betere liquiditeit. Weer anderen aan een betere verdeling tussen IN en AAN je bedrijf werken.

Door de volgende uitspraken voor jezelf aan te vullen, krijg je een beter beeld van wat er misgaat en wat je hieraan kunt verbeteren:

• Bij de term ‘controle’ denk ik als eerste aan…
• De reden dat ik deze controle mis, heeft te maken met..

2. Stel concrete en haalbare doelen op

Heb je de eerste stap doorlopen? Dan weet je wat controle voor jou als ondernemer betekent en wat de oorzaken zijn dat je dit gevoel van controle mist. Nu je in kaart hebt gebracht wat het probleem is, is het tijd om een concrete en haalbare oplossing te bedenken.

Hieronder vind je twee voorbeelden van probleemstellingen, inclusief mogelijke oplossingen. Je krijgt hierdoor een beter beeld van hoe je de juiste oplossing vindt voor jouw probleem.

Probleemstelling 1. Er ligt zo’n grote stapel werk dat je elke week moet overwerken

Je hebt zoveel werk liggen dat je elke week misschien wel vijftig of zestig uur werkt. Je houdt daardoor te weinig tijd over om te genieten van je gezin en je vrije tijd. Je wilt, kortom, een betere balans tussen werk en privé. 

Voor dit probleem zijn twee gangbare oplossingen beschikbaar:

Oplossing 1. Automatiseer handmatige werkzaamheden

In mijn vorige blog schreef ik dat je tot wel vier uur per week kunt besparen met AI. Toch is kunstmatige intelligentie lang niet de enige manier waarmee je je werk kunt automatiseren. Veel ondernemers werken bijvoorbeeld nog in spreadsheets (zoals Excel) om hun administratie en urenverantwoording bij te houden. Of ze gebruiken post-its om hun taken te managen.

Mijn advies: stop hiermee en investeer in automatisering. Dat kost je eenmalig geld, maar op de lange termijn bespaar je hier een hoop tijd mee. Ga dus op zoek naar een goed boekhoudprogramma waarmee je zowel je facturen kunt uitsturen als je uitgaven en uren kunt beheren en je btw-aangifte kunt automatiseren. En vervang die papieren lijstjes en post-its voor een digitaal projectmanagementsysteem.

Geen idee waar je moet beginnen? Kijk eens naar Moneymonk om je boekhouding te automatiseren en ga aan de slag met Trello of Microsoft To Do voor digitaal takenbeheer.

Oplossing 2. Stap over je angst heen om te delegeren

Als automatiseren geen optie is, kijk dan naar de mogelijkheden om bepaalde werkzaamheden te delegeren. Dat begint bij je eigen personeel. Als werkgever wil je alles graag zelf in de hand houden, maar denk eens goed na over welke taken je kunt overlaten aan je werknemers. De kans is groot dat je hier meerdere uren per week mee bespaart.

Delegeren vergt lef, maar het is om meerdere redenen een goede stap. Allereerst bespaar je er tijd mee en ten tweede geef je je werknemers vrijheid en verantwoordelijkheid, waardoor ze zich gewaardeerd voelen en beter gaan presteren.

Je werk delegeren aan werknemers is overigens niet je enige optie. Je kunt je werkzaamheden ook uitbesteden aan een externe partij. Besteed je online marketing bijvoorbeeld uit aan een freelance-marketeer of draag je boekhouding over aan een administratiebedrijf. Kost dat geld? Ja. Maar je koopt daarmee ook de tijd vrij om gefocust aan je onderneming te werken en een betere balans te creëren tussen werk en privé.

Probleemstelling 2. Je werkt hard, maar de omzet valt tegen

Je werkt jezelf elke dag in het zweet, maar aan het einde van de maand heb je een heel karige omzet. Wellicht is die omzet genoeg om van rond te komen, maar je bent geen ondernemer geworden om elke maand eindjes aan elkaar te knopen. Je wilt, kortom, een eerlijke beloning voor het harde werk dat je doet. 

Voor dit probleem zijn twee gangbare oplossingen beschikbaar:

Oplossing 1. Verhoog je prijzen

De prijzen voor diensten en producten worden bepaald door vraag en aanbod. Wanneer de vraag groot is, is dat voor jou als ondernemer een teken om je prijzen te verhogen. Een hogere prijs leidt tot meer omzet en voorkomt dat je jezelf voor een habbekrats in het zweet werkt.

Oplossing 2. Pas de 80/20-regel toe

De 80/20-regel wordt ook wel het Pareto-principe genoemd. Dit is een businessformule die stelt dat 80% van de omzet van een bedrijf gemiddeld voortkomt uit 20% van hun diensten, producten of klanten. Met andere woorden: elk bedrijf kent een minderheid aan klanten, producten en diensten die hoog renderen en een meerderheid aan klanten, diensten en producten die laag renderen.

Door je te focussen op de 20% van je diensten, producten of klanten die 80% opleveren van je omzet, creëer je een gezondere balans tussen je omzet en de inspanning die je daarvoor levert.

3. Wacht niet af, maar ga aan de slag

Je hebt nu in kaart gebracht waar het misgaat in je bedrijf en welke oplossingen er mogelijk zijn. Het enige wat je nu nog hoeft te doen, is in actie komen. Hieronder enkele voorbeelden waar je vandaag nog mee aan de slag zou kunnen:

• Wil je tijd besparen op je boekhouding? Maak een proefaccount aan op de website van een online boekhoudprogramma of vraag een lokaal boekhoudbedrijf om een offerte
• Wil je tijd besparen op je bedrijfsmarketing? Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek in met een lokale freelancer in de marketingsector
• Wil je geen omzetstress meer aan het einde van de maand? Verhoog de tarieven op je website en leg meer focus op de 20% van je klanten die 80% van je rendement opleveren
• Voel je je een werknemer in je eigen bedrijf? Kies vijf taken die je voortaan delegeert aan je personeel, waardoor je eindelijk tijd hebt om écht te ondernemen

4. Plan elke maand een reflectiemoment in (belangrijk!)

Veel ondernemers verliezen de grip op hun bedrijf omdat ze onvoldoende reflecteren op de gang van zaken. Plan daarom elke maand een reflectiemoment in je agenda. Tijdens dit reflectiemoment breng je in kaart wat er deze maand goed ging, maar ook wat er beter moet. Door maandelijks te reflecteren, houd je een vinger aan de pols van je onderneming. Je voorkomt dat je in valkuilen trapt en uit koers raakt. En als er problemen of uitdagingen ontstaan, kun je tijdig bijsturen.

5. Schakel de hulp in van een bedrijfscoach

Als businesscoach help ik jaarlijks tientallen ondernemers om de controle over hun bedrijf terug te pakken. Wist je bijvoorbeeld dat ik een ondernemerscollectief aanstuur genaamd de GrowthCLUB en dat we elke drie maanden met een groep ondernemers samenkomen om te reflecteren op ons bedrijf en onszelf?

Tijdens de GrowthCLUB-dag bepalen we welke doelen we de komende drie maanden voor ons bedrijf stellen en hoe we deze doelen willen behalen. Wanneer we het kwartaal erna opnieuw samenkomen, reflecteren we op deze doelen en bouwen we hierop voort. Dit levert je elke drie maanden nieuwe inspiratie op om AAN je bedrijf te werken.

Is groepscoaching niet helemaal jouw ding? Dan kun je ook kiezen voor individuele coaching. Voel je vrij om een strategische sessie te plannen via mijn website. Dan ga ik geheel kosteloos met je in gesprek over jouw uitdagingen als ondernemer.