Delegeren kun je leren: een stappenplan

Delegeren. Als ondernemer weet je dat het nodig is, maar lukt het je ook? De kans is groot dat het antwoord ‘nee’ is. En dat is heel normaal, want je stopt je ziel en zaligheid in je bedrijf en je wilt dat alles perfect verloopt. Taken uit handen geven, is daardoor erg lastig.

Toch is het belangrijk om te leren delegeren. Je speelt daardoor tijd vrij om te werken aan andere belangrijke zaken, zoals sales en relatiemanagement. En misschien nog wel belangrijker: door te delegeren, creëer je een betere werk-privébalans.

Wat is delegeren?

Het woordenboek Van Dale geeft een heel eenvoudige betekenis van delegeren: het overdragen van een taak. De werkelijkheid is echter complexer. Het gaat namelijk niet alleen om het verdelen van taken, maar ook om het delen van verantwoordelijkheden. En juist die verantwoordelijkheden zijn zo moeilijk uit handen te geven.

Zo leer je delegeren in 4 stappen

Wil jij beter leren delegeren? En wil je voorkomen dat dit ten koste gaat van je omzet en de kwaliteit van je dienstverlening? Dan helpen onderstaande vijf stappen je verder.

1. Automatiseer repetitieve taken

Je kunt taken delegeren aan personeel, maar wist je dat je hier ook software voor kunt inschakelen? Automatisering is ook een vorm van delegeren. Je bespaart hiermee niet alleen tijd, maar verkleint ook de kans op fouten. En een derde voordeel is dat je andere mensen niet met jouw werk opzadelt, waardoor hun werkdruk stijgt.

Het automatiseren van repetitieve taken is een belangrijke eerste stap om te leren delegeren. Hieronder vind je daar enkele voorbeelden van:

• Vervang je Excel-sheets voor een boekhoudprogramma zoals Moneymonk of Moneybird. Het registreren van uren, het verwerken van facturen en het afsluiten van het boekjaar zijn hierdoor in een handomdraai geregeld.
• Maak een automatisch resultatendashboard aan in Google Analytics, waardoor je niet steeds handmatig je website- en marketingcijfers hoeft te checken, maar dit gewoon maandelijks in je inbox krijgt.
• Gebruik ChatGPT of om je socialmediaposts en e-mails te schrijven, zodat je hier zelf minder tijd aan kwijt bent.
• Schaf een CRM-systeem aan om je sales en relatiebeheer te automatiseren, waardoor je tijd bespaart én een beter beeld krijgt van welke klanten je de meeste omzet opleveren en welke klanten extra aandacht nodig hebben.

2. Stop met micromanagen (en durf je werknemers vrij te laten)

Oké, je hebt enkele taken gedelegeerd aan je personeel. Maar nu wil je het liefst elk uur controleren of ze hun werk wel goed doen. We noemen dat ook wel ‘micromanaging’ en dat is precies hoe het niét moet.

Wil je delegeren, zonder micromanagen? Plan dan elke maand een korte evaluatie in met je werknemer. Tijdens deze evaluatie kun je bespreken wat er goed gaat, wat er beter kan en welke uitdagingen er zijn. Op die manier houd je het overzicht over je gedelegeerde werkzaamheden, zonder dat je te pas en te onpas over de schouder van je medewerker mee hoeft te kijken.

Delegeren draait ook om vertrouwen. Door je werknemers vrijheid en verantwoordelijkheid te geven, zitten ze lekkerder in hun vel. Ze voelen zich serieus genomen en ervaren meer betrokkenheid bij het bedrijf. Dit leidt tot een hoger werkgeluk en ook tot minder verloop. Een werknemer die op waarde wordt geschat door zijn werkgever, blijft nu eenmaal langer loyaal aan het bedrijf.

3. Gooi geen werk ‘over de schutting’

Er zijn ook ondernemers die té makkelijk delegeren. Ze gooien hun werk moeiteloos bij een werknemer over de schutting omdat ze er zelf geen zin in hebben. Vaak ontbreekt er context en weet een werknemer niet goed wat hij of zij hiermee aan moet. Dit leidt ertoe dat ze fouten maken die jij vervolgens weer moet oplossen.

Als je delegeert, doe het dan goed. Geef duidelijk aan wat je verwachtingen zijn en maak desnoods een checklist of een geschreven toelichting, zodat je werknemer weet waar die aan toe is.

4. Zorg dat je deur altijd openstaat voor vragen

Delegeren betekent niet dat je jezelf onbeschikbaar maakt. Het is juist belangrijk dat je voor je werknemers klaarstaat wanneer ze vragen hebben over bepaalde werkzaamheden die je aan hen hebt gedelegeerd. Dat geldt trouwens niet alleen voor je eigen personeel, maar ook voor freelancers of personal assistants die je inhuurt.

Het devies: zorg dat je deur openstaat en dat je beschikbaar bent om te helpen of advies te geven. Dit is een vorm van goed werkgeverschap en zorgt voor een prettige en vertrouwde werkomgeving.

Hulp nodig bij delegeren? Peter staat voor je klaar!

Vind jij het lastig om te delegeren? Dan ben je lang niet de enige. Ik werk al jaren met ondernemers in het mkb en de angst om te delegeren is eerder regel dan uitzondering. Kun je wel wat hulp gebruiken? Tijdens een gratis strategische sessie help ik jou in 90 minuten om te leren delegeren en meer uit je bedrijf en je leven te halen. En dat doen we gewoon digitaal via een videoverbinding. Easy, toch?